PERSONVERNERKLÆRING
HØVIK BLOMMENHOLM LØKEBERG SKOLEKORPS
Oppdatert 14.08.2018
Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger.
Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.
Høvik Blommenholm Løkeberg skolekorps (heretter HBL SKOLEKORPS) behandler personopplysninger som en musikkforening, skolekorps og i forbindelse med besøk på vår hjemmeside og i sosiale media.
Personvern er viktig i HBL SKOLEKORPS sin virksomhet og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet.
Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.
Styrets leder i korpset er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres av HBL SKOLEKORPS.
Behandlinger av personopplysninger som foretas av HBL SKOLEKORPS
1. Generelt
HBL SKOLEKORPS behandler personopplysninger om medlemmer og samarbeidspartnere i tillegg til eventuell tredjeperson som er nødvendig for gjennomføring av foreningens formål.
Når en person frivillig melder seg inn i HBL SKOLEKORPS oppstår implisitt en medlemsavtale, og korpset har lovlig grunnlag for registrering og behandling av nødvendige personopplysninger.
Det rettslige grunnlaget for slik behandling er personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f).
Blant opplysningene som behandles er kontaktinformasjon til kontaktpersoner hos medlemmer, foresatte og samarbeidspartnere.
2. Kommunikasjon
HBL SKOLEKORPS behandler personopplysninger i kommunikasjon.
– NYHETSBREV / E-POST
HBL SKOLEKORPS kan innhente og behandle personopplysninger med hjemmel i medlemsavtalen. Når en person frivillig melder seg inn i HBL SKOLEKORPS har vi lovlig grunnlag for registrering og behandling (behandlingsgrunnlag) av nødvendige personopplysninger. Dersom personopplysninger skal behandles på en måte som ikke rimelig følger av medlemsavtalen, vil dette utelukkende skje med bakgrunn i innhentet samtykke fra den/de det gjelder.
– ADRESSEREGISTER
HBL SKOLEKORPS lagrer kontaktinformasjon til medlemmer og foresatte i en egen database. Disse opplysningene lagres i en egen database og vil ikke bli videreformidlet til andre. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke for oppbevaring av dine kontaktopplysninger. HBL SKOLEKORPS vil da slette din kontaktinformasjon fra adresselisten til det aktuelle nyhetsbrevet.
– SOSIALE MEDIA
På HBL SKOLEKORPS sine nettsider og grupper/profiler på sosiale media behandles det personopplysninger, herunder bilder. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke for denne bruken. Dog kan det ikke reserveres mot eller kreves borttatt bilder eller informasjon som fremkommer som følge av fellesbilder av korpsmedlemmer, utøvelse av/i musikkarrangement eller konsert eller øvelse. Korpsets medlemmer og foresatte kan også fremkomme i bildemateriale fra offentlige arrangementer og dugnader som for eksempel loppemarked.
3. Utførelse
HBL SKOLEKORPS er en medlems basert forening for utførelse og opplæring av barn/ungdom i musikk, instrumenter og korps.
– Medlemsregister med foresatte
HBL SKOLEKORPS har medlemsregister. Typiske personopplysninger som behandles i den forbindelse er eksempelvis navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, allergier.
Disse opplysningene avgis fra medlemmene og kan i noen tilfeller være av sensitiv art. Opplysningene lagres i egen database som foreningen har en databehandleravtale med. Personopplysningene er kun tilgjengelig for tillitsvalgte og andre nøkkelpersoner i
HBL SKOLEKORPS som har rettmessig behov for tilgang til disse. Konfidensialitet er ivaretatt ved at alle med slik tilgang har samtykket til taushetsplikt.
Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke for oppbevaring av dine kontaktopplysninger. HBL SKOLEKORPS vil da slette din kontaktinformasjon.
Informasjon som er HBL er pålagt å beholde via andre lover vil dog ikke bli slettet. Dette kan være skatteloven, regnskapsloven, arbeidsmiljøvernloven eller andre relevante lover.
4. Politiattest og undersøkelser
HBL SKOLEKORPS er pålagt å innhente politiattest for alle som arbeider med barn og ungdom. Blant opplysningene som HBL SKOLEKORPS er pålagt å behandle i denne forbindelse er navn, fødselsnummer, adresse, familieforhold og opplysninger knyttet til eventuell mistanke om straffbare forhold.
Behandling av personopplysninger knyttet til kontroll og en eventuell undersøkelsesplikt kan innebære behandling av sensitive personopplysninger, blant annet knyttet til straffbare forhold.
Etter loven er HBL SKOLEKORPS pålagt å oppbevare dokumenter benyttet i forbindelse med kontroll i minst fem år etter at forholdet er avsluttet, med mindre lengre frister følger av annen lov eller forskrift.
Under visse omstendigheter er HBL SKOLEKORPS også pålagt å utlevere opplysninger til Politiet eller skattemyndighetene, eksempelvis dersom det foreligger mistanke om en straffbar handling.
5. Personaladministrasjon
HBL SKOLEKORPS behandler personopplysninger som ledd i personaladministrasjon. Personopplysningene som behandles i denne forbindelse er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende, og utdannelse/stillingsnivå.
Det rettslige grunnlaget for denne behandlinger er personopplysningsloven § 8 bokstav f.
Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjon blir oppbevart så lenge vedkommende er ansatt hos HBL SKOLEKORPS. Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet ett år etter at vedkommende søkte på stilling hos HBL SKOLEKORPS, med mindre vedkommende blir ansatt.
6. Dine rettigheter
HBL SKOLEKORPSs behandling av personopplysninger er regulert av personopplysningsloven med tilhørende forskrift. Dine rettigheter knyttet til vår behandling av personopplysninger fremgår blant annet av personopplysningsloven kapittel III og IV. Nedenfor presenteres noen av de mest sentrale rettighetene:
- RETT TIL INNSYN
Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger HBL SKOLEKORPS foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen.Dersom du er registrert i HBL SKOLEKORPS sine systemer har du krav på å få vite hvilke opplysninger om deg som er registrert og hvilke sikkerhetstiltak som foreligger ved behandlingen så langt slikt innsyn ikke svekker sikkerheten.Du kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen som nevnt ovenfor i den grad dette er nødvendig for at du skal kunne vareta egne interesser. - RETTING OG SLETTING AV MANGELFULLE PERSONOPPLYSNINGER
Dersom HBL SKOLEKORPS behandler personopplysninger om deg som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, kan du kreve at HBL SKOLEKORPS skal rette eller slette de mangelfulle opplysningene.
- For å ivareta historikk blir dine personopplysninger lagret også etter avsluttet medlemskap.
- Retten til å bli glemt i henhold til GDPR-artikkel 17 gir deg mulighet til å kreve at alle registrerte personopplysninger om deg skal slettes på oppfordring, så lenge
HBL SKOLEKORPS ikke er lovpålagt å lagre disse. Ta i tilfelle kontakt i henhold til kontaktopplysning i avsnitt 8. - HBL SKOLEKORPS skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personopplysningsloven uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, med mindre særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen denne fristen. HBL SKOLEKORPS skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.
7. Personvernansvarlig
HBL SKOLEKORPS har en egen personvernansvarlig som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket.
Forespørsler om innsyn, retting og sletting, samt meldinger om avvik håndteres av personvernansvarlig.
Kontaktinformasjon
Henvendelser kan rettes til HBL SKOLEKORPS v/Styrets leder.